Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами затверджений наказом Міністерства фінансів України від 6 червня 2017 року за номером 557. Про це нагадали в головному управлінні ДПС у Тернопільській області.
Основними організаційно-правовими засадами порядку визначено:
— електронний документообіг здійснюється на підставі договору про визнання електронних документів, який укладається шляхом приєднання платника до договору на підставі заяви про приєднання, що надсилається платником до контролюючого органу в електронному вигляді;
— електронні документи, що надходять до контролюючих органів від суб’єктів електронного документообігу на підставі діючих договорів, приймаються до обробки;
— фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються суб’єктами електронного документообігу та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Платник створює заяву про приєднання до договору в електронному вигляді.
Підписувач (в особі якого платник приєднується до договору) завершує створення заяви про приєднання до договору накладенням КЕП.
Пунктом 4 розділу ІІІ порядку визначено, що підписувачем заяви про приєднання до договору має бути особа, яка, згідно з даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, є керівником.
За наявності електронної печатки на заяву про приєднання до договору спочатку накладається КЕП, після нього — електронна печатка.
Підписана заява про приєднання до договору шифрується з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень, затверджених в установленому законодавством порядку, та направляється протягом операційного дня у визначеному форматі (стандарті) засобами телекомунікаційного зв’язку до контролюючого органу за основним місцем обліку автора.
Усі реквізити заяви про приєднання до договору обов’язкові для заповнення. У випадку їх відсутності заява про приєднання до договору до розгляду не приймається, формується перша квитанція із зазначенням причини неприйняття та надсилається платнику.
Після надходження заяви про приєднання до договору здійснюється її автоматизована перевірка в порядку, визначеному підпунктами 9—11 розділу II порядку.
Заява про приєднання до договору приймається до розгляду контролюючим органом (визначеним відповідно до пункту 5 розділу ІІІ порядку), якщо перша квитанція не містить переліку помилок .
Згідно ж із пунктом 8 розділу ІІІ порядку контролюючий орган, яким отримано заяву про приєднання до договору, розглядає її протягом одного робочого дня.
За результатами розгляду заяви про приєднання до договору платник отримує другу квитанцію про приєднання до договору або другу квитанцію про відмову в прийнятті заяви про приєднання до договору із зазначенням причини її неприйняття.
Пунктом 11 розділу ІІІ порядку визначено, що для надання права підпису електронних документів (крім заяви про приєднання до договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган (визначений відповідно до пункту 5 розділу ІІІ порядку) шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо КЕП в електронному вигляді за формою, згідно з додатком 2 до порядку.
Форма заяви про приєднання до договору, повідомлення та заяви про припинення дії договору теж визначені порядком.
Заява про приєднання до договору за формою F/J1392001, повідомлення за формою F/J1391103 та заява про припинення дії договору за формою F/J1391401 розміщені на офіційному вебпорталі ДПС за посиланням: Головна/Електронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Інформаційно-аналітичне забезпечення/Реєстр форм електронних документів/Реєстр форм електронних документів (перелік сервісних запитів) або за електронною адресою: https://tax.gov.ua/elektronna-zvitnist/platnikam-podatkiv-pro/informatsiyno-analitichne-za/reestr-elektronnih-form-po/.
Окрім того, заяву про приєднання до договору та повідомлення платник може знайти в розділі «Введення звітності» приватної частини (особистого кабінету) електронного кабінету.
При цьому при створенні заяви про приєднання до договору формою F/J1392001 або повідомлення за формою F/J1391103 у розділі «Введення звітності» приватної частини (особистого кабінету) електронного кабінету обираються рік та місяць, в якому направляється запит.
Дата формування (відправлення) запиту заповнюється в автоматичному режимі та відповідає даті фактичного його відправлення.
Вхід до електронного кабінету здійснюється за адресою: https://cabinet.tax.gov.ua, а також через офіційний вебпортал ДПС.
Фото сектору комунікацій ГУ ДПС у Тернопільській області