Відповідно до пункту 201.1 статті 201 Податкового кодексу України на дату виникнення податкових зобов’язань платник зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації в порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи, та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений Кодексом термін. Про це нагадали в головному управлінні ДФС у Тернопільській області.

Згідно із пунктом 2 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31 грудня 2015 року за номером 1307, податкова накладна та додатки до неї складаються в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації в порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи.

Пунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 цієї ж статті 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статті 39) із дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Відповідно до підпункту 20.1.2 пункту 20.1 статті 20 Кодексу контролюючі органи мають право для здійснення функцій, визначених законом, отримувати безоплатно від платників податків, у тому числі благодійних та інших неприбуткових організацій усіх форм власності в порядку, визначеному законодавством, довідки, копії документів, засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності), про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, видатки платників податків та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, платежів, про дотримання вимог законодавства, здійснення контролю за яким покладено на контролюючі органи, а також фінансову і статистичну звітність у порядку та на підставах, визначених законом.

Згідно зі статтею 13 Закону України від 22 травня 2003 року за номером 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

При цьому оригіналом електронного документа, відповідно до статті 7 цього Закону, вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, в тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Враховуючи сказане, податкові накладні та розрахунки коригування до податкових накладних, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їхньої цілісності на цих носіях.

Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені в порядку, встановленому законодавством.

Фото сектору комунікацій ГУ ДФС у Тернопільській області